Политика в отношении обработки персональных данных

Настоящая Политика в отношении обработки персональных данных (далее — «Политика») разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и определяет порядок обработки персональных данных пользователей сервиса Mango CRM.

1. Общие положения

1.1. Оператор персональных данных:

1.2. Настоящая Политика распространяется на все персональные данные, которые Оператор получает от субъектов персональных данных.

1.3. Политика информирует об обработке данных и сама по себе не является согласием. Если для обработки требуется согласие, оно запрашивается отдельно. Использование сайта или ознакомление с Политикой не заменяет такое согласие.

1.4. В отношении данных аккаунта и обращений в поддержку Оператор самостоятельно определяет цели обработки. В отношении данных клиентов и сотрудников, которые организация вносит в CRM или получает через подключённую почту, цели определяет эта организация. Mango CRM обрабатывает их по её поручению на условиях пользовательского соглашения. Пользователь должен иметь законное основание для передачи таких данных; его согласие при регистрации не заменяет оснований обработки данных других людей.

2. Категории собираемых данных

2.1. Оператор обрабатывает следующие категории персональных данных:

2.1.1. Данные, предоставляемые пользователем:

• Фамилия, имя, отчество;
• Адрес электронной почты (email);
• Номер телефона;
• Наименование организации (при наличии);
• Должность (при наличии);
• Иные данные, добровольно вводимые пользователем в формы сервиса.

2.1.2. Данные аккаунта:

• Логин и хэш пароля;
• Настройки профиля;
• История действий в сервисе;
• Данные о подписке и платежах.

2.1.3. Данные, вводимые в сервис:

• Информация о клиентах, заявках, задачах;
• Документы и файлы;
• Переписка в чатах сервиса;
• Любая иная информация, загружаемая пользователем.

2.1.4. Технические данные:

• IP-адрес;
• Тип и версия браузера;
• Тип устройства и операционной системы;
• Дата и время посещения;
• Просмотренные страницы и действия;
• Реферер (источник перехода).

2.1.5. Данные cookies и аналитики:

• Файлы cookies;
• Данные сервисов аналитики (Яндекс Метрика);
• Идентификаторы сессий.

2.1.6. Данные подключённой почты:

• Адрес ящика, выбранный почтовый сервис, режим доступа и служебные идентификаторы подключения;
• Пароль приложения почтового сервиса, сохраняемый в зашифрованном виде для подключения IMAP/SMTP;
• Адреса и имена отправителей и получателей, темы, даты, признаки прочтения и текст открываемых и отправляемых писем.

Почта подключается по инициативе уполномоченного пользователя. В текущей реализации письма читаются из почтового сервиса по запросу; отдельный постоянный архив писем и загрузка почтовых вложений в CRM не ведутся. Для защиты от повторной отправки в кеше временно сохраняются идентификатор, хэш содержания и статус попытки, без полного текста письма.

2.1.7. Подключённые каналы и командные чаты

Для работы выбранных организацией каналов Telegram, MAX, Авито, WhatsApp и командных чатов обрабатываются идентификаторы подключения, участников и сообщений, имена, содержание сообщений, поддерживаемые вложения, назначения сотрудников, даты и статусы. Токены и секреты подключения сохраняются в зашифрованном виде. Сообщения и метаданные хранятся в CRM для работы истории; обещание шифрования токенов не означает сквозного шифрования переписки. Условия правомерного подключения и доступа приведены в условиях интеграций.

Отдельный технический журнал каналов содержит сведения о подключении и его подтверждении, отключении, этапе ошибки и количестве попыток отправки: время, организацию и сотрудника, служебные идентификаторы, канал, результат и версию условий. Полный текст сообщений, токены и ответы внешнего API в этот журнал не включаются. Отсутствие записи в техническом журнале при его сбое не означает, что сообщение не отправлялось.

3. Цели обработки персональных данных

3.1. Оператор обрабатывает персональные данные для следующих целей:

Цель обработки	Категории данных
Регистрация и создание аккаунта	ФИО, email, пароль
Идентификация и авторизация	Email, пароль, IP-адрес
Восстановление доступа	Email
Предоставление доступа к сервису	Данные аккаунта
Работа с подключённой почтой по поручению пользователя или организации	Реквизиты подключения, адреса участников, темы, даты и содержание писем
Техническая поддержка	ФИО, email, данные обращения
Уведомления по работе аккаунта	Email, телефон
Обработка платежей и подписок	ФИО, email, платёжные данные
Аналитика и улучшение сервиса	Технические данные, cookies
Маркетинговые рассылки*	Email, ФИО

* Маркетинговые и рекламные рассылки осуществляются только при наличии отдельного согласия пользователя.

4. Правовые основания обработки

4.1. Оператор обрабатывает персональные данные на следующих правовых основаниях:

• Согласие субъекта — предоставляется отдельным действием, когда это основание требуется законом;
• Исполнение договора — обработка необходима для предоставления доступа к сервису согласно пользовательскому соглашению;
• Законные интересы оператора — обеспечение безопасности, предотвращение мошенничества, улучшение сервиса;
• Требования законодательства — обработка данных, необходимая для выполнения требований закона.

5. Действия с персональными данными

5.1. Оператор осуществляет следующие действия (операции) с персональными данными:

• сбор;
• запись;
• систематизация;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передача (предоставление, доступ);
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение.

5.2. Обработка осуществляется как автоматизированным способом с использованием средств вычислительной техники, так и без использования средств автоматизации.

5.3. Руководитель выбирает личную или общую почту компании. В личном режиме ящик доступен его владельцу в текущей организации. В общем режиме письма доступны сотрудникам текущей организации, включая наблюдателей; право отправки зависит от роли и ограничений доступа. Руководитель обязан уведомить сотрудников о выбранном режиме и подключать только ящик, к которому вправе предоставить такой доступ.

6. Хранение и защита данных

6.1. Место хранения: персональные данные пользователей хранятся на серверах, расположенных на территории Российской Федерации.

6.2. Срок хранения:

• Данные активных аккаунтов — в течение срока использования сервиса;
• После прекращения использования — только на срок, необходимый для законной цели хранения; при отзыве согласия или требовании прекращения обработки применяются сроки и исключения статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ;
• Данные о платежах — в соответствии с требованиями законодательства (не менее 5 лет);
• Обезличенные аналитические данные — без ограничения срока.

6.3. Меры защиты:

• Шифрование данных при передаче (HTTPS/TLS);
• Хэширование паролей аккаунтов CRM; шифрование паролей приложений подключённой почты;
• Разграничение прав доступа;
• Регулярное резервное копирование;
• Мониторинг и логирование доступа;
• Физическая защита серверов.

6.4. При отключении почты её сохранённые реквизиты удаляются из рабочей базы соответствующего подключения; письма у почтового провайдера не удаляются. При переключении между личным и общим режимом неактивное подключение сохраняется отдельно и может быть удалено после возврата в его режим. Копии данных в резервном хранении подлежат защите и удалению в применимые сроки. Для немедленного прекращения доступа, в том числе по старым копиям реквизитов, отзовите пароль приложения у почтового провайдера.

6.5. Отключение внешнего чата удаляет сохранённые реквизиты соответствующего подключения из рабочей базы, сохраняя переписку. Отзыв токена у провайдера необходим для полного прекращения доступа по этому токену. Удаление чата из интерфейса может быть логическим; запрос об уничтожении, включая данные в резервном хранении, рассматривается отдельно с учётом законных оснований. Сроки хранения переписки и журналов определяются целью обработки и законными требованиями; они не объявляются обезличенными только из-за удаления имени из интерфейса.

7. Передача данных третьим лицам

7.1. Оператор не продаёт и не передаёт персональные данные третьим лицам для их самостоятельного использования.

7.2. Данные могут передаваться:

• Платёжным системам — для обработки платежей;
• Сервисам аналитики — Яндекс Метрика, технические данные и cookie-идентификаторы после отдельного выбора пользователя;
• Сервисам рассылок — для отправки email-уведомлений;
• Выбранному почтовому провайдеру и адресатам — для авторизации ящика, получения и отправки писем по указанию пользователя. Обработка у провайдера регулируется также его собственными условиями;
• Государственным органам — по законному требованию.

7.3. При передаче данных Оператор обеспечивает надлежащий уровень их защиты.

7.4. Подключение почты не разрешает использовать переписку для рекламы Mango CRM или передавать её другим организациям. Обработка ограничивается выполнением поручения и обеспечением безопасности. Пароли и коды доступа не следует присылать в поддержку; помощь с настройкой не предполагает передачи основного пароля от ящика.

7.5. При подключении внешнего канала выбранному провайдеру передаются необходимые реквизиты авторизации, адреса webhook, идентификаторы адресатов и отправляемое содержимое; от провайдера поступают сообщения и служебные события. Использование внешнего сервиса может включать обработку за пределами РФ. До подключения необходимо проверить условия провайдера и применимые требования статьи 12 Федерального закона № 152-ФЗ. Подтверждение Пользователя не заменяет обязательных действий самого Оператора, когда они требуются. Эти данные не используются для самостоятельной рекламы Mango CRM по клиентской базе.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

• Получить информацию об обработке своих персональных данных;
• Получить доступ к своим персональным данным;
• Требовать уточнения (исправления) неполных или неточных данных;
• Требовать удаления данных в установленных законом случаях;
• Требовать блокирования данных;
• Отозвать согласие на обработку персональных данных;
• Обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.

9. Порядок отзыва согласия

9.1. Субъект персональных данных вправе отозвать согласие на обработку в любой момент путём направления уведомления на email: info@mango-crm.ru.

9.2. В уведомлении необходимо указать:

• ФИО;
• Email, указанный при регистрации;
• Чёткое волеизъявление на отзыв согласия.

9.3. При отзыве согласия обработка на этом основании прекращается; если сохранение данных не требуется на ином законном основании, они уничтожаются в срок не более 30 дней, с учётом предусмотренных законом исключений. Требование о прекращении обработки рассматривается в сроки части 5.1 статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ.

9.4. Отзыв согласия не прекращает обработку, для которой имеется самостоятельное законное основание, например исполнение договора. Если без данных невозможно предоставить конкретную функцию, Пользователь уведомляется об ограничении этой функции. Отказ от рекламы или аналитики не препятствует использованию CRM.

10. Cookies и аналитика

10.1. Сервис использует файлы cookies для обеспечения работоспособности, аналитики и улучшения пользовательского опыта.

10.2. Яндекс Метрика используется после разрешения аналитических cookies через существующее уведомление сайта. Аналитика может включать Вебвизор на публичных и разрешённых основных страницах кабинета CRM для анализа переходов, кликов и прокрутки. Отдельное окно соглашения на Вебвизор не показывается. Содержимое интерфейса и ввод скрываются штатными средствами Метрики; запись отключена на чувствительных страницах и страницах с параметрами URL. Просмотр записей не предоставляется пользователям CRM. Карта кликов и автоматический сбор данных форм отключены. Перечень ограничений и порядок изменения выбора приведены в политике cookies. Cookie-идентификаторы и технические сведения не являются безусловно анонимными данными.

10.3. Пользователь может управлять cookies через настройки браузера или через cookie-уведомление на сайте.

10.4. Подробнее об использовании cookies — в разделе «Cookies и Яндекс Метрика».

10.5. Помимо Метрики может временно применяться собственная запись интерфейса Mango CRM для диагностики ошибок после разрешения аналитики. Она сохраняется на сервере CRM в РФ и не передаётся Яндексу. События включают переходы, клики, прокрутку, снимки интерфейса и технические признаки ошибок; в кабинете они связаны с аккаунтом и организацией и не являются анонимными. Окна переписки и почты исключаются из новых снимков, пароли и реквизиты подключения скрываются, телефоны маскируются. При этом прочие видимые данные интерфейса и нечувствительные значения могут присутствовать: это не обещание полного обезличивания. Срок доступности записи — 7 дней, удаление просроченных записей предусмотрено плановым заданием; порядок ограничения доступа и отказа указан в политике cookies.

11. Обращения и запросы

11.1. По вопросам обработки персональных данных обращайтесь:

11.2. Ответ на запрос о персональных данных предоставляется в течение 10 рабочих дней; при наличии предусмотренных законом оснований срок может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с мотивированным уведомлением. Для исправления, прекращения обработки и уничтожения применяются специальные сроки статьи 21 Федерального закона № 152-ФЗ.

12. Изменение Политики

12.1. Оператор вправе изменять настоящую Политику.

12.2. Актуальная версия публикуется на сайте с указанием даты редакции.

12.3. Изменение Политики само по себе не расширяет ранее данное согласие и не заменяет получение нового согласия, если оно необходимо. О существенных изменениях обработки пользователи уведомляются доступным способом.